Zasada ogólna
Fakturę w trybie awaryjnym wystawiasz „u siebie” – w programie, który obsługuje tryby offline – w strukturze FA(3), a następnie przesyłasz ją do KSeF w ustawowym terminie. Za datę wystawienia uznaje się datę z faktury (pole P_1), a za datę otrzymania przez nabywcę – dzień nadania numeru KSeF (MF: tryb offline24).
Ważna uwaga praktyczna: bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF działa tylko z połączeniem z systemem. Jeśli chcesz wystawiać faktury offline, potrzebujesz narzędzia, które to wspiera – albo po prostu poczekaj, aż KSeF wróci (faktura B2B ma zwykle termin wystawienia do 15. dnia następnego miesiąca).
Cztery tryby – porównanie
| Tryb | Kiedy | Termin przesłania do KSeF | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Offline24 | Z dowolnej przyczyny po Twojej stronie (brak internetu, awaria programu) – lub po prostu z wyboru | Najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia | art. 106nda |
| Niedostępność KSeF | Niedostępność ogłoszona przez MF w BIP i w oprogramowaniu (np. prace serwisowe) | Najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności | art. 106nh |
| Awaria KSeF | Awaria ogłoszona w BIP MF i w Aplikacji Podatnika | 7 dni roboczych od zakończenia awarii | art. 106nf |
| Awaria całkowita | Komunikat w środkach masowego przekazu | Nie przesyła się – faktury wystawia się poza KSeF | art. 106ng |
Dwie zasady dodatkowe: jeśli wyślesz fakturę online później niż data P_1, jest ona traktowana jak offline24. A jeśli w trakcie okresu offline24 (zanim zdążysz wysłać fakturę) wystąpi ogłoszona awaria KSeF, termin zmienia się na 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Wiele poradników pomija tryb „niedostępności” – a jest on osobnym trybem, wymienionym przez MF obok offline24 i awarii (MF: certyfikaty KSeF – trzy tryby offline). Różni się od awarii terminem: tylko jeden dzień roboczy po zakończeniu przerwy.
Przykład liczenia terminu
Wystawiasz fakturę w trybie offline24 we wtorek 5.01.2027 r. Następny dzień, środa 6.01., to święto Trzech Króli – nie jest dniem roboczym. Termin przesłania upływa więc w czwartek 7.01.2027 r. Z kolei faktura z datą 4.01.2027 r. (poniedziałek) w trybie offline24 musi trafić do KSeF najpóźniej we wtorek 5.01.
Kody QR na fakturach offline
Gdy przekazujesz fakturę nabywcy poza KSeF (np. konsumentowi albo klientowi zagranicznemu w formie PDF lub wydruku), jej wizualizacja musi zawierać kody QR umożliwiające weryfikację (MF: tryb offline24):
| Sytuacja | Kody QR |
|---|---|
| Faktura już z numerem KSeF, przekazana jako PDF | 1 kod (KOD I) z numerem KSeF |
| Faktura offline (offline24 / niedostępność / awaria) przekazana przed nadaniem numeru | 2 kody: KOD I z napisem OFFLINE + KOD II z napisem CERTYFIKAT |
| Nabywca z polskim NIP, faktura już w KSeF | Niepotrzebne – nabywca pobiera fakturę z KSeF |
Do wygenerowania drugiego kodu („CERTYFIKAT”) potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2 („Podpis linku weryfikacyjnego wystawcy”). To inny certyfikat niż typ 1, służący do uwierzytelniania programów przez API – jednego certyfikatu na oba cele nie da się wygenerować (MF: certyfikaty KSeF). Certyfikatem nie zalogujesz się do bezpłatnej Aplikacji Podatnika.
Procedura awaryjna – do wydrukowania
- Ustal przyczynę. Sprawdź komunikaty na ksef.podatki.gov.pl i w Aplikacji Podatnika. Ogłoszona niedostępność lub awaria – czy problem po Twojej stronie (wtedy offline24)?
- Nie wystawiaj na siłę. Jeśli faktura nie jest potrzebna od ręki, poczekaj, aż KSeF wróci – często to najprostsze.
- Gdy musisz wystawić teraz – zrób to w programie z trybem offline i zanotuj tryb oraz datę zakończenia przerwy.
- Klient potrzebuje faktury od razu? Przekaż wizualizację z dwoma kodami QR (jeśli masz certyfikat typu 2); w przeciwnym razie poczekaj na numer KSeF.
- Dosyłasz w terminie właściwym dla trybu – w dniach roboczych, z pominięciem świąt.
- Korekta faktury offline? Najpierw musi zostać przesłany i otrzymać numer oryginał – dopiero potem korekta.
Faktury offline a JPK_V7
Jeśli na dzień złożenia JPK_V7 faktura offline ma już numer KSeF, wykazuje się numer. Jeśli nie – stosuje się odpowiednie oznaczenia (m.in. OFF dla awarii, BFK dla faktur wystawionych poza KSeF). Szczegóły warto potwierdzić z księgową i w materiałach MF o JPK (podatki.gov.pl: JPK).
Najczęstsze błędy
- Mylenie offline24 z awarią – terminy różnią się z 1 do 7 dni roboczych.
- Przekazanie klientowi PDF faktury offline bez drugiego kodu QR.
- Wysyłanie korekty, zanim oryginał offline dostał numer KSeF.
- Liczenie terminu w dniach kalendarzowych zamiast roboczych.
- Założenie, że Aplikacja Podatnika pozwoli wystawić fakturę bez połączenia z KSeF.
Czy w ogóle potrzebujesz trybu offline?
Dla większości JDG odpowiedź brzmi: rzadko. Jeśli wystawiasz kilka–kilkanaście faktur miesięcznie dla firm z Polski, a termin wystawienia faktury upływa 15. dnia następnego miesiąca, krótka przerwa w działaniu KSeF zwykle nie ma znaczenia – fakturę wystawisz po prostu kilka godzin później. Tryby offline są ważne przede wszystkim dla tych, którzy muszą wręczyć fakturę „od ręki”: przy sprzedaży na miejscu, w terenie, przy odbiorze towaru lub gdy klient płaci natychmiast i wymaga dokumentu.
Jeżeli to Twoja sytuacja, zadaj dostawcy programu trzy pytania: czy program obsługuje wszystkie tryby (offline24, niedostępność, awaria), czy pilnuje terminów dosłania i czy generuje wizualizację z dwoma kodami QR. Bez certyfikatu typu 2 możesz wystawić fakturę offline i dosłać ją w terminie, ale nie przekażesz klientowi poprawnej wizualizacji przed nadaniem numeru KSeF.
Jak dokumentować przerwę
Przy fakturach wystawionych w trybie niedostępności lub awarii zapisz zrzut ekranu lub link do komunikatu MF z datą i godziną zakończenia przerwy. Termin dosłania liczy się od końca przerwy – w razie kontroli łatwiej wykażesz, że zmieściłeś się w terminie. W prostym rejestrze faktur wystarczą cztery kolumny: numer faktury, tryb, data końca przerwy, termin dosłania.