Na czym polega obowiązek
Od 1.01.2027 r. podatnik VAT czynny, który płaci za fakturę innemu czynnemu podatnikowi VAT przelewem, w mechanizmie podzielonej płatności (MPP) lub poleceniem zapłaty, ma obowiązek podać w tytule płatności numer KSeF faktury – albo zbiorczy identyfikator, gdy płaci kilka faktur jednym przelewem (art. 108g ustawy o VAT; dla MPP – art. 108a ust. 3 pkt 3) (MF: numer KSeF i zbiorczy identyfikator).
Kogo dotyczy – tabela
| Płacisz jako… | Dostawca | Numer KSeF w tytule? |
|---|---|---|
| czynny podatnik VAT | czynny podatnik VAT | Tak (przelew, MPP, polecenie zapłaty) |
| czynny podatnik VAT | zwolniony z VAT | Nie wymagany (ale nie zaszkodzi) |
| zwolniony z VAT | dowolny | Nie wymagany |
| dowolnie | faktura offline nieprzesłana z powodu awarii | Wyjątek – numeru jeszcze nie ma |
Obowiązek nie dotyczy płatności gotówką ani kartą. Dotyczy wyłącznie faktur, które mają numer KSeF – faktura od zagranicznego dostawcy spoza KSeF go nie ma.
Numer KSeF – jak wygląda
Numer KSeF ma 35 znaków i składa się z NIP sprzedawcy, daty, części technicznej i sumy kontrolnej, rozdzielonych myślnikami. Przykład (fikcyjny): 1234563218-20270104-0A1B2C3D4E5F-7A. Znajdziesz go w Aplikacji Podatnika na liście faktur zakupowych, w programie księgowym, a na wizualizacji PDF – pod kodem QR.
Identyfikator zbiorczy
Gdy płacisz jednym przelewem kilka faktur od tego samego dostawcy, zamiast wielu numerów możesz podać zbiorczy identyfikator. Generuje się go w KSeF dla wybranego zestawu faktur; również ma 35 znaków i zawiera oznaczenie „IZ” (MF: numer KSeF i zbiorczy identyfikator). To rozwiązuje problem ograniczonej długości pola tytułu w bankach.
Przykład tytułu przelewu w MPP
Komunikat przelewu w mechanizmie podzielonej płatności ma ustrukturyzowany format. Przykład (dane fikcyjne):
/VAT/230,00/IDC/1234563218/INV/1234563218-20270104-0A1B2C3D4E5F-7A/TXT/FV 1/01/2027
Banki mogą mieć osobne pole na numer KSeF lub określać, gdzie go wpisać – sprawdź w swoim banku, ile znaków mieści pole i jak bank obsługuje nowy obowiązek. Przy zwykłym przelewie wpisz numer KSeF na początku tytułu, a dalej możesz dodać swój numer faktury.
Jeśli wystawiasz faktury – pomóż klientom
Klientowi płacącemu Ci przelewem łatwiej będzie spełnić obowiązek, jeśli od razu podasz mu numer KSeF. Praktyczne pomysły:
- Dopisek w uwagach na fakturze: „W tytule przelewu prosimy podać numer KSeF tej faktury.”
- W mailu z PDF wpisz numer KSeF w treści wiadomości.
- W grudniu wyślij klientom krótką informację o zmianie.
Korzyść dla Ciebie: łatwiej sparujesz wpłaty z fakturami.
Faktury offline i awarie
Faktura wystawiona w trybie offline nie ma numeru KSeF, dopóki nie zostanie przesłana. Przepisy przewidują wyjątek dla sytuacji, gdy numeru jeszcze nie ma z powodu awarii – szczegóły na stronie MF (MF: numer KSeF i zbiorczy identyfikator). Jeśli termin płatności przypada przed nadaniem numeru w trybie offline24, warto ustalić z kontrahentem kolejność działań. Zob. też tryby offline.
Co grozi za brak numeru KSeF?
Ustawa przewiduje sankcje za płatności bez wymaganego numeru KSeF. Ich zakres i termin stosowania warto zweryfikować w aktualnym brzmieniu przepisów – zob. kary KSeF 2027. Niezależnie od kar, brak numeru utrudnia kontrahentowi uzgadnianie płatności.
Checklista dla płacącego
- Ustal, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT.
- Sprawdź status VAT dostawcy (Biała lista podatników VAT).
- Zanim zapłacisz – znajdź numer KSeF faktury w KSeF lub na PDF.
- Kilka faktur jednym przelewem? Wygeneruj identyfikator zbiorczy.
- Sprawdź w banku, gdzie wpisać numer (zwłaszcza w MPP).
- Przekaż biuru rachunkowemu, że od stycznia płatności zawierają numery KSeF.
Praktyczne scenariusze
Płacisz za hosting polskiej firmie
Ty i dostawca jesteście czynnymi podatnikami VAT, płacisz przelewem: w tytule podajesz numer KSeF faktury. Jeśli płacisz kartą w panelu dostawcy – obowiązek nie dotyczy tej płatności.
Płacisz kilka faktur od hurtowni naraz
Wygeneruj w KSeF identyfikator zbiorczy dla tych faktur i podaj go w tytule zamiast pojedynczych numerów.
Płacisz za fakturę od zagranicznego dostawcy
Faktura spoza KSeF nie ma numeru KSeF – podajesz tytuł jak dotąd.
Jesteś zwolniony z VAT i płacisz dostawcy
Nie musisz podawać numeru KSeF – obowiązek dotyczy płatności między czynnymi podatnikami VAT. Możesz go jednak podać, jeśli dostawca o to prosi; ułatwia to parowanie płatności.
Jak przygotować księgowość
Jeśli prowadzisz własny rejestr zakupów, dodaj kolumnę „Nr KSeF / identyfikator zbiorczy”. Przy każdej fakturze zakupowej zapisz numer w chwili jej księgowania – płacąc, nie będziesz musiał go szukać. Biuro rachunkowe pobierające faktury bezpośrednio z KSeF ma numery automatycznie, ale to Ty (lub osoba z dostępem do banku) wykonujesz przelew, więc numer musi trafić do Ciebie.
Polecenie zapłaty i płatności cykliczne
Obowiązek obejmuje także polecenie zapłaty. Jeśli płacisz dostawcy (np. operatorowi telekomunikacyjnemu) w ten sposób, dostawca inicjujący obciążenie powinien zadbać o właściwy opis – ale warto zapytać, jak to rozwiązał od stycznia.