Wystawiam tylko 2 faktury w roku. Czy też muszę korzystać z KSeF?
Tak. Od 1.01.2027 r. nie ma limitu kwotowego ani ilościowego – każda faktura dla firmy wystawiana przez polskiego podatnika idzie do KSeF.
Czy muszę kupić program do faktur?
Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF i e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym.
Czy klient musi zaakceptować fakturę w KSeF?
Nie. Nabywca nie może odrzucić faktury, a za dzień jej otrzymania uznaje się dzień nadania numeru KSeF.
Czy KSeF powiadomi mnie o fakturze od dostawcy?
Nie – KSeF nie wysyła powiadomień. Zaglądaj do faktur zakupowych w Aplikacji Podatnika lub korzystaj z programu albo biura, które je pobiera.
Czy mogę nadal wysyłać klientowi PDF?
Tak, dodatkowo. Fakturą jest jednak dokument w KSeF. Wizualizacja przekazywana poza KSeF zawiera kod QR.
Klient zagraniczny – KSeF czy nie?
KSeF. Liczy się status sprzedawcy, nie nabywcy. Klient dostaje PDF z kodem QR. Wyjątek: procedury SME (art. 113a), OSS nieunijna, IOSS – wtedy KSeF jest zakazany.
Czy faktura dla osoby prywatnej musi być w KSeF?
Nie, dla konsumentów KSeF jest dobrowolny. Jeśli wystawisz ją w KSeF, przekaż ją w uzgodniony sposób.
Jestem zwolniony z VAT – czy KSeF mnie dotyczy?
Tak, gdy wystawiasz fakturę firmie. Firma może zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży.
Pomyliłem się w fakturze. Czy mogę ją usunąć?
Nie. Faktury w KSeF nie da się usunąć ani anulować – wystawiasz fakturę korygującą. Przy błędnym NIP: korekta do zera i nowa faktura na właściwy NIP.
Czy mogę przećwiczyć wystawianie faktur bez ryzyka?
Tak – w wersji Demo Aplikacji Podatnika (ap-demo.ksef.mf.gov.pl). Na produkcji każda wysłana faktura jest prawdziwa.
Nie mam internetu, a klient czeka na fakturę. Co robić?
Możesz wystawić fakturę w trybie offline24 i przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Potrzebny jest program z trybem offline – Aplikacja Podatnika działa tylko online.
Czy tokeny KSeF przestaną działać po 31.12.2026?
Według MF nie – tokeny zostaną utrzymane bezterminowo, a rozporządzenie ma być znowelizowane. Jeśli Twój program używa tokenu, zapytaj dostawcę o szczegóły.
Czy potrzebuję certyfikatu KSeF?
Do Aplikacji Podatnika – nie. Certyfikat typu 1 jest potrzebny, gdy wymaga go program komercyjny; typ 2 – do kodu QR „CERTYFIKAT” na fakturach offline.
Co z kasą fiskalną i paragonem z NIP?
Od 2027 r. paragon z NIP do 450 zł nie jest fakturą uproszczoną. Fakturę dla firmy do paragonu wystawiasz w KSeF.
Czy w przelewie muszę podawać numer KSeF?
Od 1.01.2027 r. – gdy płacisz jako czynny podatnik VAT czynnemu podatnikowi VAT (przelew, MPP, polecenie zapłaty). Przy kilku fakturach możesz użyć identyfikatora zbiorczego.
Czy od stycznia 2027 grożą mi kary?
Obowiązująca ustawa przewiduje kary od 1.01.2027 r. Projekt odroczenia kar do 31.12.2027 r. przyjęła Rada Ministrów 20.10.2026 r. – na dziś to projekt, nie prawo. Obowiązek KSeF obowiązuje niezależnie od kar.
Jak długo KSeF przechowuje faktury?
10 lat od końca roku, w którym faktura została wystawiona.
Czy faktura za usługę z grudnia 2026 wystawiona w styczniu 2027 idzie do KSeF?
Tak. Liczy się data wystawienia faktury, a nie data wykonania usługi.