Co dokładnie kończy się 31 grudnia 2026 r.
Obowiązkowy KSeF wchodził etapami. Od 1.02.2026 r. faktury w systemie wystawiają najwięksi podatnicy (wartość sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2024 r.), a wszyscy podatnicy mają obowiązek odbierania faktur przez KSeF. Od 1.04.2026 r. obowiązek wystawiania objął pozostałe firmy – ale z dwoma ważnymi wyjątkami przejściowymi, obowiązującymi do 31.12.2026 r. (MF: zakres obowiązkowego KSeF):
- limit 10 000 zł – podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekraczała 10 000 zł brutto w danym miesiącu, mogli wystawiać faktury poza KSeF;
- faktury z kas fiskalnych – faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej oraz paragony z NIP do 450 zł (100 euro) uznawane za faktury uproszczone mogły pozostawać poza systemem. Co ważne, nie wliczały się do limitu 10 000 zł.
Od 1.01.2027 r. oba wyjątki wygasają. Liczy się data wystawienia faktury, a nie data sprzedaży: faktura za usługę wykonaną w grudniu 2026 r., wystawiona 5 stycznia 2027 r., musi być już w KSeF.
Kogo obejmuje obowiązek
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy podatników mających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. W praktyce oznacza to każdą polską JDG, niezależnie od:
- formy opodatkowania (skala, liniowy, ryczałt) – KSeF to przepisy ustawy o VAT, nie o PIT;
- statusu VAT – zwolnieni z VAT też wystawiają faktury w KSeF (więcej o zwolnionych z VAT);
- liczby i wartości faktur – nawet dwie faktury w roku idą przez KSeF;
- kraju nabywcy – klient z UE lub spoza UE nie zmienia obowiązku (faktury zagraniczne).
Ministerstwo Finansów wskazuje także, że osoba fizyczna wynajmująca lokal firmie jest podatnikiem VAT (często zwolnionym) i jeśli wystawia faktury dla najemcy-firmy, od 2027 r. robi to w KSeF (MF: pytania i odpowiedzi KSeF 2.0). Do wystawienia faktury w KSeF potrzebny jest NIP sprzedawcy – kto go nie ma, powinien z wyprzedzeniem złożyć w urzędzie skarbowym odpowiednie zgłoszenia.
Wyjątki: kiedy faktura nie idzie do KSeF
| Sytuacja | KSeF | Uwagi |
|---|---|---|
| Nabywca – konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności) | Dobrowolnie | Możesz wystawić na papierze/PDF albo w KSeF i przekazać w uzgodniony sposób. |
| Procedura SME (art. 113a), OSS nieunijna, IOSS, okazjonalny przewóz osób | Zakaz | Faktury w KSeF nie można wystawić nawet dobrowolnie. |
| Bilety jednorazowe, opłaty za autostrady, polisy uznane za fakturę i inne przypadki z rozporządzenia | Poza KSeF | W typowej JDG rzadkość. |
| Sprzedawca bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce | Poza obowiązkiem | Dotyczy firm zagranicznych, nie polskiej JDG. |
| Faktura proforma, nota obciążeniowa, dowód wewnętrzny | Nie dotyczy | To nie są faktury. Noty korygujące zostały uchylone od 1.02.2026 r. |
Sprawdź swoją sytuację w pięciu pytaniach
- Czy to w ogóle faktura? Proforma czy nota – nie idzie do KSeF.
- Czy to procedura SME, OSS nieunijna, IOSS lub okazjonalny przewóz osób? Tak – poza KSeF (zakaz).
- Czy nabywca to konsument? Tak – KSeF dobrowolny.
- Czy to wyjątek z rozporządzenia (bilet, autostrada, polisa)? Tak – poza KSeF.
- Wszystko inne (firma z Polski, czynna lub zwolniona z VAT, firma z UE i spoza UE, JST, stowarzyszenie z NIP) – KSeF obowiązkowo.
Co z fakturami otrzymywanymi?
Od 1.02.2026 r. odbieranie faktur ustrukturyzowanych odbywa się przez KSeF. Jeśli dostawca wystawia Ci fakturę w KSeF, to ona – a nie przesłany mailem PDF – jest fakturą. KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach, więc warto regularnie zaglądać do zakładki faktur zakupowych w Aplikacji Podatnika albo korzystać z programu lub biura, które pobiera je automatycznie. Dotyczy to także nabywców zwolnionych z VAT – dla nich data otrzymania faktury to również dzień nadania numeru KSeF.
Co zrobić przed 1 stycznia 2027 r.
- Do połowy listopada: zaloguj się do wersji Demo i wystaw fakturę próbną (instrukcja).
- Wybierz narzędzie – darmowe narzędzia MF czy program z integracją KSeF.
- Jeśli korzystasz z biura rachunkowego – nadaj mu uprawnienia w KSeF i ustal, kto wystawia faktury.
- Do 15 grudnia: poinformuj klientów, że od stycznia faktury będą w KSeF, i poproś czynnych podatników VAT o numer KSeF w tytule przelewu.
- Przygotuj kartkę z procedurą na awarię.
- Jeśli masz kasę fiskalną – przeszkol obsługę z faktur do paragonów.
Czy można poczekać na odroczenie?
Nie. Projekt ustawy przyjęty przez Radę Ministrów 20.10.2026 r. dotyczy wyłącznie odroczenia kar pieniężnych, a nie samego obowiązku. Faktura B2B wystawiona poza KSeF od 1.01.2027 r. nie jest prawidłowo wystawiona – kontrahent może mieć kłopot z odliczeniem VAT, a Ty z udokumentowaniem sprzedaży. Szczegóły w artykule kary KSeF 2027.