Zasada: faktura = KSeF, niezależnie od statusu VAT
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy także podatników zwolnionych z VAT – zarówno podmiotowo (art. 113 ustawy o VAT, limit sprzedaży), jak i przedmiotowo (np. art. 43 – m.in. usługi medyczne, edukacyjne, finansowe, najem na cele mieszkaniowe) – jeśli wystawiają faktury (MF: zakres obowiązkowego KSeF). Od 1.01.2027 r. nie ma już limitu 10 000 zł, więc nawet pojedyncza faktura dla firmy musi trafić do KSeF.
Dobra wiadomość: KSeF nie wprowadza obowiązku wystawiania faktur tam, gdzie go dotąd nie było. Jeśli jako zwolniony sprzedajesz wyłącznie osobom prywatnym i nikt nie prosi o fakturę – nic się nie zmienia.
Kiedy zwolniony z VAT wystawia fakturę
- Na żądanie nabywcy – klient może zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonałeś usługę lub dostarczyłeś towar. Jeśli nabywca to firma – fakturę wystawiasz w KSeF.
- Z własnej woli – wiele firm potrzebuje faktury do rozliczenia kosztów, więc zwolnieni często wystawiają je bez żądania. Wtedy też w KSeF.
- W określonych przypadkach z ustawy – np. przy niektórych transakcjach zagranicznych; szczegóły warto potwierdzić z księgową.
„Rachunek” nie zastępuje faktury. Jeśli firma prosi o fakturę, a Ty wystawisz rachunek poza KSeF, nie spełnisz jej żądania.
Jak wystawić fakturę jako zwolniony
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF przez login.gov.pl (Profil Zaufany, mObywatel, bank, e-dowód). Najpierw przećwicz w wersji Demo.
- Wybierz formularz faktury – tryb skrócony zwykle wystarcza.
- Przy pozycjach wybierz stawkę „zwolnione”.
- W adnotacjach wskaż podstawę zwolnienia – np. art. 113 ust. 1 ustawy o VAT albo konkretny przepis zwolnienia przedmiotowego.
- Sprawdź podgląd i wyślij. Zapisz numer KSeF.
Pełną instrukcję znajdziesz w artykule jak wystawić pierwszą fakturę w KSeF.
Procedura SME (art. 113a) – wyjątek odwrotny
Procedura SME pozwala małym przedsiębiorcom korzystać ze zwolnienia z VAT w innym państwie UE. To coś zupełnie innego niż krajowe zwolnienie z art. 113. Faktur dokumentujących sprzedaż w procedurze SME nie wolno wystawiać w KSeF – nawet dobrowolnie. Wystawiasz je poza systemem i przekazujesz w sposób uzgodniony z nabywcą (MF: zakres obowiązkowego KSeF).
Numer KSeF w przelewach – zwolniony nie musi
Obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu (od 1.01.2027 r.) dotyczy płatności dokonywanych przez czynnego podatnika VAT na rzecz czynnego podatnika VAT (MF: numer KSeF i zbiorczy identyfikator). W praktyce:
| Płaci | Otrzymuje | Numer KSeF wymagany? |
|---|---|---|
| Ty (zwolniony) | dowolny dostawca | Nie |
| Czynny podatnik VAT | Ty (zwolniony) | Nie (nie zaszkodzi) |
| Czynny podatnik VAT | Czynny podatnik VAT | Tak |
Więcej w artykule numer KSeF w przelewie.
Faktury otrzymywane przez zwolnionych
Zwolniony z VAT nabywca też otrzymuje faktury przez KSeF. Data otrzymania to dzień nadania numeru KSeF – nawet jeśli nigdy nie zalogujesz się do systemu. Dlatego warto choć raz w miesiącu zajrzeć do zakładki faktur zakupowych, by mieć pewność, że koszty są kompletne (ważne np. przy rozliczaniu PIT według skali lub liniowego). KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach.
Trzy przykłady
Trenerka personalna
Kasia jest zwolniona podmiotowo. Większość klientów to osoby prywatne – dla nich nic się nie zmienia. Dwa–trzy razy w miesiącu siłownia (firma) prosi o fakturę za zajęcia. Od stycznia 2027 r. Kasia wystawia te faktury w Aplikacji Podatnika ze stawką „zwolnione” i adnotacją „art. 113 ust. 1”.
Korepetytor ze zwolnieniem przedmiotowym
Usługi korepetycji mogą korzystać ze zwolnienia przedmiotowego. Gdy szkoła językowa (firma) zleca zajęcia i chce faktury – faktura idzie do KSeF z odpowiednią podstawą zwolnienia.
Wynajem lokalu firmie
Osoba prywatna wynajmująca lokal spółce jest – według MF – podatnikiem VAT (zwykle zwolnionym). Jeśli wystawia faktury za czynsz, od 2027 r. robi to w KSeF. Bez NIP nie wystawi faktury w KSeF, więc zgłoszenia w urzędzie skarbowym warto złożyć z wyprzedzeniem (MF: pytania i odpowiedzi KSeF 2.0).
Co z JPK_V7?
Jeśli jesteś zwolniony z VAT i nie składasz JPK_V7, temat oznaczeń JPK Cię nie dotyczy. Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat od końca roku wystawienia.
Kiedy tracisz zwolnienie
Jeśli w trakcie roku przekroczysz limit zwolnienia podmiotowego, stajesz się czynnym podatnikiem VAT – zmieniają się stawki na fakturach, pojawia się JPK_V7 i obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach do innych czynnych podatników. Sam sposób wystawiania faktur w KSeF zostaje ten sam.
Najczęstsze pytania zwolnionych
Czy mogę nadal wystawiać rachunki?
Tak – rachunek (np. dla klienta prywatnego) nie jest fakturą i nie trafia do KSeF. Ale jeśli firma żąda faktury, musisz wystawić fakturę – w KSeF.
Czy potrzebuję programu do faktur?
Przy kilku fakturach miesięcznie w zupełności wystarczy bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF. Funkcja „wystaw podobną fakturę” ułatwia faktury cykliczne, np. za stały abonament.