Liczy się status sprzedawcy, nie nabywcy
Wyłączenie z obowiązku KSeF dotyczy sprzedawców, którzy nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (MF: zakres obowiązkowego KSeF). Jeśli Ty – jako polska JDG – sprzedajesz firmie z Niemiec, Wielkiej Brytanii czy USA, to wyłączenie Cię nie dotyczy. Fakturę dokumentującą:
- usługi B2B dla firm z UE (miejsce świadczenia u nabywcy, odwrotne obciążenie),
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT),
- eksport towarów,
- usługi dla firm spoza UE,
od 1.01.2027 r. wystawiasz w KSeF. Zagraniczny nabywca zwykle nie ma dostępu do KSeF, więc fakturę udostępniasz mu w sposób z nim uzgodniony – najczęściej jako PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT).
Dlaczego ten błąd jest tak częsty
Przepisy rzeczywiście wyłączają z KSeF pewną grupę transakcji z udziałem podmiotów zagranicznych – ale chodzi o sytuację, gdy to zagraniczna firma bez polskiej siedziby wystawia fakturę. Poradniki przekręcały to na „kontrahent zagraniczny = poza KSeF”. Jeśli w 2026 r. wystawiałeś faktury zagraniczne poza systemem (mieszcząc się w limicie 10 000 zł), od stycznia zmień tę praktykę.
Wyjątki, w których faktury NIE wolno wystawić w KSeF
Są procedury, w których KSeF jest wręcz zakazany (MF: zakres obowiązkowego KSeF):
- procedura SME (art. 113a – zwolnienie z VAT w innym państwie UE),
- procedura OSS nieunijna,
- procedura IOSS (import),
- okazjonalny przewóz osób.
Unijna procedura OSS dotyczy sprzedaży konsumentom w UE – a faktury dla konsumentów i tak nie są objęte obowiązkiem KSeF.
Jak wystawić fakturę zagraniczną w Aplikacji Podatnika
- Wybierz formularz faktury w trybie rozszerzonym (tryb skrócony obsługuje typowe faktury krajowe).
- W danych nabywcy wskaż numer VAT-UE (dla firm z UE) albo inny identyfikator podatkowy (np. dla firm spoza UE).
- Wybierz właściwą stawkę: dla usług B2B dla firm z UE zwykle „np” (niepodlegające opodatkowaniu w Polsce, art. 28b), dla WDT i eksportu towarów – 0%. Wymagane adnotacje (np. „odwrotne obciążenie”) uzgodnij z księgową.
- Uzupełnij walutę i kurs, jeśli fakturujesz w euro lub dolarach – zgodnie z zasadami przeliczania z ustawy o VAT.
- Wyślij do KSeF i zapisz numer.
- Pobierz wizualizację PDF z kodem QR i wyślij ją klientowi mailem.
Kod QR – co zobaczy klient
Wizualizacja faktury wystawionej online, już z numerem KSeF, zawiera kod QR z linkiem do weryfikacji faktury na stronie MF oraz numer KSeF pod kodem. Klient może zeskanować kod i sprawdzić, że faktura jest autentyczna. Jeśli wystawiasz fakturę w trybie offline i przekazujesz ją przed nadaniem numeru KSeF, potrzebne są dwa kody QR (OFFLINE i CERTYFIKAT) – zob. tryby offline i kody QR (MF: tryb offline24).
Wzór wiadomości do klienta zagranicznego
Dear [Name], from 1 January 2027 all our invoices are issued in the Polish National e-Invoicing System (KSeF). You will receive each invoice as a PDF with a QR code that lets you verify it on the Ministry of Finance website. Nothing changes on your side – payment details stay the same. Kind regards, [Name]
A faktury od zagranicznych dostawców?
Zagraniczny dostawca bez siedziby w Polsce nie wystawia faktur w KSeF – nadal dostaniesz od niego PDF lub papier, tak jak dotąd (np. faktury za oprogramowanie, reklamy czy hosting). Dokumenty te przekazujesz księgowej poza KSeF. W JPK_V7 stosuje się dla nich odpowiednie oznaczenia – szczegóły po stronie biura (podatki.gov.pl: JPK).
Przykład: UX designerka z klientem z Berlina
Ola prowadzi JDG, jest czynnym podatnikiem VAT. Ma trzech stałych klientów w Polsce i agencję w Berlinie. W 2026 r. mieściła się w limicie 10 000 zł i fakturowała poza KSeF. Od stycznia 2027 r. wszystkie cztery faktury miesięcznie wystawia w KSeF: trzy krajowe w trybie skróconym, a fakturę dla agencji w trybie rozszerzonym – z numerem VAT-UE nabywcy i stawką „np”. Agencja dostaje PDF z kodem QR mailem, jak dotąd.
Najczęstsze pytania
Czy klient zagraniczny musi coś robić?
Nie. Dla niego zmienia się tylko wygląd PDF (pojawia się kod QR i numer KSeF).
Czy mogę nadal wysłać fakturę z mojego programu jako PDF?
Fakturą jest dokument w KSeF. PDF przekazywany klientowi powinien być wizualizacją tej faktury z kodem QR – jeśli Twój program integruje się z KSeF, zwykle generuje go sam.
A faktura dla konsumenta z innego kraju UE?
Konsument (B2C) – KSeF dobrowolny, niezależnie od kraju.
Checklista przed pierwszą fakturą zagraniczną w KSeF
- Sprawdź numer VAT-UE klienta w systemie VIES.
- Ustal z księgową stawkę (np / 0%) i treść adnotacji.
- Uprzedź klienta, że od stycznia dostanie PDF z kodem QR.
- Przećwicz fakturę w trybie rozszerzonym w wersji Demo.
- Zdecyduj, jak przekazujesz fakturę (e-mail, portal klienta) i zapisz to w umowie.