Czym jest KSeF i co się zmienia dla JDG
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma Ministerstwa Finansów, przez którą wystawia się i odbiera faktury ustrukturyzowane w formacie XML (struktura FA(3)). Faktura nie jest już plikiem PDF wysyłanym mailem – jest dokumentem, który powstaje w systemie MF w chwili nadania mu numeru KSeF. Nabywca z polskim NIP odbiera ją bezpośrednio w KSeF, a za datę otrzymania uznaje się dzień nadania numeru.
W 2026 r. wiele JDG mogło jeszcze działać „po staremu”, bo przepisy przejściowe zwalniały z obowiązku podatników, których faktury nie przekraczały łącznie 10 000 zł brutto miesięcznie, oraz pozwalały wystawiać faktury z kasy fiskalnej poza systemem. Te wyjątki wygasają z końcem 2026 r. Od 1.01.2027 r. każda faktura dla firmy – niezależnie od kwoty i liczby faktur – musi być wystawiona w KSeF (MF: zakres obowiązkowego KSeF).
Harmonogram: najważniejsze daty
| Data | Co się dzieje | Co to znaczy dla Ciebie |
|---|---|---|
| 1.02.2026 | Start KSeF 2.0; obowiązek wystawiania dla największych firm (sprzedaż > 200 mln zł w 2024 r.) i obowiązek odbierania faktur przez KSeF | Faktury od dużych dostawców już są w KSeF – możesz je tam przeglądać. |
| 1.04.2026 | Obowiązek dla pozostałych podatników – z wyjątkami przejściowymi | Przy fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie mogłeś jeszcze działać poza KSeF. |
| 31.12.2026 | Ostatni dzień limitu 10 000 zł i faktur z kas fiskalnych poza KSeF | Ostatnia faktura „po staremu”. |
| 1.01.2027 | KSeF obowiązkowy dla wszystkich; numer KSeF w tytule przelewu między czynnymi podatnikami VAT | Każda faktura B2B z datą wystawienia od 1.01.2027 r. – tylko w KSeF. |
| do 31.12.2027 | Planowane odroczenie kar – projekt przyjęty przez Radę Ministrów 20.10.2026 r. | Obowiązek KSeF i tak obowiązuje. Zob. kary w KSeF. |
Uwaga praktyczna: 1 stycznia 2027 r. to piątek i święto, więc pierwszym dniem roboczym nowego roku jest poniedziałek 4 stycznia. 6 stycznia (Trzech Króli) też jest wolny – ma to znaczenie przy liczeniu terminów dosyłania faktur offline.
Kogo dotyczy obowiązek KSeF od 2027 r.
Krótko: każdego, kto wystawia fakturę dla firmy i ma siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Forma prawna i obroty nie mają znaczenia. Obowiązek obejmuje także:
- podatników zwolnionych z VAT (podmiotowo z art. 113 lub przedmiotowo), jeśli wystawiają fakturę – szczegóły w artykule KSeF a zwolnieni z VAT;
- faktury dla kontrahentów zagranicznych – wyłączenie zależy od statusu sprzedawcy, a nie nabywcy; zob. faktury zagraniczne w KSeF;
- faktury do paragonów – od 2027 r. paragon z NIP do 450 zł nie jest już fakturą uproszczoną; zob. faktura do paragonu w KSeF;
- osoby prywatne wynajmujące lokal firmie i wystawiające za to faktury.
Poza obowiązkiem zostają faktury dla konsumentów (osób prywatnych) – tu KSeF jest dobrowolny. Są też sytuacje, w których faktury w KSeF nie wolno wystawić: procedura SME (art. 113a – zwolnienie w innym kraju UE), procedury OSS nieunijna i IOSS, okazjonalny przewóz osób. Rozporządzenie wyłącza też m.in. bilety jednorazowe, opłaty za autostrady czy polisy uznane za fakturę (MF: zakres obowiązkowego KSeF). Pełny przegląd w artykule obowiązek KSeF od 1 stycznia 2027.
Jak zacząć: plan na jedno popołudnie
- Sprawdź, które faktury idą do KSeF. Przejrzyj listę klientów z ostatnich miesięcy: firmy z Polski i z zagranicy – KSeF; konsumenci – dobrowolnie.
- Wybierz narzędzie. Nie musisz nic kupować: MF udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF (w przeglądarce), Aplikację Mobilną KSeF i e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Program komercyjny przyda się przy większej liczbie faktur lub potrzebie pracy offline.
- Zaloguj się do wersji Demo (ap-demo.ksef.mf.gov.pl) przez login.gov.pl – Profil Zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczną lub e-dowód. Faktury w Demo nie mają skutków prawnych.
- Wystaw fakturę próbną – krok po kroku w artykule jak wystawić pierwszą fakturę w KSeF.
- Przygotuj procedurę na awarię – offline24, niedostępność i awaria KSeF mają różne terminy dosłania.
- Poinformuj klientów i księgową – w tym o numerze KSeF w tytule przelewu.
Dla porządku możesz pobrać darmową checklistę KSeF 2027 (PDF, 1 strona) i odhaczać kolejne punkty.
Przewodniki szczegółowe
- Obowiązek KSeF od 1 stycznia 2027Kogo dotyczy, wyjątki, koniec limitu 10 000 zł.
- Pierwsza faktura w KSeFAplikacja Podatnika krok po kroku.
- Offline24, awaria, niedostępnośćTerminy dosłania i kody QR.
- KSeF dla zwolnionych z VATArt. 113, zwolnienia przedmiotowe, SME.
- Faktury zagraniczneKlient z UE i spoza UE – też w KSeF.
- Numer KSeF w przelewieKto musi go podać, identyfikator zbiorczy.
- Kary KSeF 2027Co mówi ustawa, a co jest projektem.
- Faktura do paragonuKasa fiskalna po 2026 r.
- FAQ – najczęstsze pytaniaKrótkie odpowiedzi.
Co się nie zmienia (i to uspokaja)
- Terminy wystawiania faktur – co do zasady nadal do 15. dnia miesiąca następującego po dostawie lub usłudze. KSeF zmienia sposób, nie termin.
- Twoja numeracja – numer faktury nadajesz sam. Numer KSeF to osobny identyfikator nadawany przez system.
- Faktury dla konsumentów – możesz dalej wystawiać je na papierze lub w PDF.
- Tokeny – MF zdecydowało, że tokeny KSeF zostaną utrzymane bezterminowo (wcześniej miały wygasnąć 31.12.2026 r.); rozporządzenie ma zostać znowelizowane (MF: certyfikaty KSeF).
- Archiwum – KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku ich wystawienia.
Najczęstszy błąd, który widzimy w poradnikach w sieci, to twierdzenie, że faktura dla klienta zagranicznego „nie idzie do KSeF”. Polska JDG sprzedająca firmie z Niemiec czy USA wystawia fakturę w KSeF, a klientowi przekazuje jej wizualizację z kodem QR. Drugi częsty błąd: przekonanie, że zwolnienie z VAT zwalnia z KSeF. Nie zwalnia – jeśli wystawiasz fakturę, to w KSeF.