Co się kończy 31.12.2026 r.
Do końca 2026 r. przepisy przejściowe pozwalały (MF: zakres obowiązkowego KSeF):
- wystawiać faktury przy użyciu kasy rejestrującej poza KSeF,
- traktować paragon z NIP nabywcy do 450 zł (lub 100 euro) jako fakturę uproszczoną – również poza KSeF.
Te dokumenty nie wliczały się do limitu 10 000 zł. Od 1.01.2027 r. obie furtki znikają: paragon z NIP nie jest już fakturą, a fakturę dla firmy do sprzedaży zarejestrowanej na kasie wystawia się w KSeF (MF: pytania i odpowiedzi KSeF 2.0).
Co się nie zmienia
- Kasa fiskalna zostaje – sprzedaż dla konsumentów nadal rejestrujesz na kasie i wydajesz paragon.
- NIP na paragonie – fakturę do paragonu dla firmy wystawisz tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy. Ta zasada obowiązuje bez zmian.
- Termin na żądanie – nabywca może zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży.
- Faktury dla konsumentów – KSeF dobrowolny; możesz je wystawiać jak dotąd.
Jak wystawić fakturę do paragonu w KSeF
- Przy kasie: zapytaj klienta-firmę o NIP przed wybiciem paragonu i wpisz go na paragon. Jeśli klient chce PDF, zbierz adres e-mail.
- Po zamknięciu dnia (lub od razu): zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF lub swojego programu.
- Wybierz formularz w trybie rozszerzonym i oznacz fakturę jako wystawioną do paragonu (znacznik FP).
- Uzupełnij dane nabywcy (pobierz je po NIP), pozycje zgodne z paragonem, stawki VAT.
- Wyślij do KSeF. Firma z polskim NIP odbierze fakturę w systemie – nie musisz jej drukować.
Oznaczenie FP jest istotne w JPK_V7: bez niego sprzedaż może zostać wykazana podwójnie – raz w raporcie z kasy, drugi raz jako faktura. Sposób ujęcia w ewidencji uzgodnij z księgową (podatki.gov.pl: JPK).
Organizacja pracy w punkcie sprzedaży
W małym sklepie czy salonie największym wyzwaniem nie jest technologia, tylko powtarzalność. Kilka sprawdzonych rozwiązań:
- Jedna osoba odpowiedzialna – ustal, kto i kiedy wystawia faktury do paragonów (np. raz dziennie po zamknięciu).
- Uprawnienia – pracownikowi nadaj w KSeF uprawnienie osoby fizycznej do pracy w KSeF z zakresem wystawiania faktur, zamiast udostępniać swój Profil Zaufany.
- Kartka przy kasie: „Potrzebujesz faktury na firmę? Podaj NIP przed wybiciem paragonu. Fakturę otrzymasz w KSeF.”
- Zeszyt lub arkusz paragonów z NIP do zafakturowania – żeby żaden nie umknął.
- Sprawdź swój program/kasę – czy obsługuje wystawianie faktur w KSeF; faktura wydrukowana z samej kasy od 2027 r. nie wystarczy.
Przykład: kwiaciarnia
Pan Marek prowadzi kwiaciarnię. Dziennie kilkadziesiąt paragonów, a kilka razy w tygodniu firmy kupują wiązanki i proszą o fakturę. W 2026 r. drukował faktury z kasy albo wydawał paragon z NIP. Od stycznia 2027 r.: obsługa wpisuje NIP na paragon, a wieczorem Pan Marek w Aplikacji Podatnika wystawia faktury do tych paragonów z oznaczeniem FP. Firmy odbierają je w KSeF; jeśli ktoś prosi o PDF – wysyła wizualizację z kodem QR.
Klient wraca po fakturę później
Jeśli klient przychodzi po kilku dniach lub tygodniach z paragonem zawierającym NIP – wystawiasz fakturę do paragonu w KSeF (w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży). Jeśli paragon nie zawiera NIP, a sprzedaż była na rzecz firmy, faktury do niego co do zasady wystawić nie możesz – dlatego tak ważne jest pytanie o NIP przy kasie.
Gdy KSeF nie działa
Paragon wydajesz normalnie – kasa działa niezależnie od KSeF. Fakturę do paragonu możesz wystawić, gdy system wróci (pamiętając o terminie wystawienia), albo w trybie offline w programie, który go obsługuje. Zob. offline24, niedostępność i awaria.
Pułapki
- Paragon z NIP do 450 zł jako faktura uproszczona – od 1.01.2027 r. już nie działa.
- Faktura do paragonu bez oznaczenia FP – ryzyko podwójnego wykazania sprzedaży.
- Udostępnianie pracownikom własnych danych logowania zamiast nadania uprawnień.
- Założenie, że „kilka faktur miesięcznie to nie problem” – od 2027 r. każda faktura dla firmy idzie do KSeF.
Checklista dla punktu z kasą fiskalną
- Sprawdź, czy Twój program sprzedażowy wystawia faktury w KSeF ze znacznikiem FP.
- Nadaj uprawnienia osobie, która będzie wystawiać faktury.
- Powieś kartkę przy kasie o NIP przed wybiciem paragonu.
- Ustal z księgową ujęcie faktur do paragonów w JPK_V7.
- Przećwicz fakturę do paragonu w wersji Demo.
Faktura do paragonu dla konsumenta
Konsument też może poprosić o fakturę do paragonu (np. na potrzeby gwarancji). W takim przypadku KSeF jest dobrowolny – możesz wystawić fakturę jak dotąd na papierze lub w PDF, albo w KSeF i przekazać ją klientowi w uzgodniony sposób, np. jako wydruk z kodem QR. Dla porządku w ewidencji wiele firm wybiera jeden sposób dla wszystkich faktur do paragonów – warto to ustalić z księgową.
Gastronomia i usługi
W restauracji czy salonie fryzjerskim firmy często proszą o fakturę za usługę „na wynos” lub dla pracownika. Zasada jest identyczna: NIP na paragonie, faktura do paragonu w KSeF ze znacznikiem FP. Przy rachunkach dzielonych lub częściowych płatnościach upewnij się, że kwota faktury odpowiada paragonowi z NIP.